La Guida generale degli Archivi di Stato italiani descrive in maniera organica e secondo criteri uniformi tutti i fondi archivistici conservati presso l'Archivio centrale dello Stato e gli Archivi di Stato istituiti in ogni capoluogo di provincia - con le eventuali Sezioni dipendenti.
Dal 2000 la Guida generale è consultabile anche on line, sia attraverso le schede degli Archivi di Stato, in formato PDF, sia attraverso una banca dati che facilita la navigazione, pur mantenendo la struttura organica in cui erano strutturati i fondi archivistici nel progetto originale.
Il sito consente la visualizzazione degli stati e le modificazioni territoriali grazie a carte storico-geografiche che presentano, con cadenza tendenzialmente secolare, la situazione politica in alcuni momenti storici di particolare rilevanza: le paci di Lodi (1454), di Cateau-Cambrésis (1559), di Westfalia (1648), di Aquisgrana (1748), il periodo napoleonico (rappresentato in quattro momenti diversi), la pace di Vienna (1815), l'unificazione italiana fino alla carta della situazione attuale, che include anche le regioni a statuto speciale. Ogni Stato è collegato alla corrispondente articolazione dei fondi archivistici e dei relativi Soggetti produttori.
Il sistema offre oggi molteplici funzionalità di accesso alle informazioni: sono stati messi a punto percorsi di navigazione e interrogazione dei dati che affiancano alle tradizionali modalità di ricerca per parola - full text o per campi informativi - e alla rappresentazione ad albero gerarchico del patrimonio documentario reperibile negli Archivi di Stato, innovative forme di interazione grafica, basate su coordinate geografiche o storico-geografiche.
Nel disegno del Sistema Guida generale confluiscono significativamente una serie di standard descrittivi accomunati dall'essere espressi in linguaggio XML: EAD per la codifica delle informazioni relative al patrimonio archivistico, EAC per la descrizione strutturata di tutti i dati storico-istituzionali (Contesti storici, Soggetti produttori, profili istituzionali), RDF-OWL per la cornice storico-geografica.
