La Guía general de los Archivos Estatales italianos describe de forma orgánica y con criterios uniformes todos los fondos archivísticos conservados en el Archivo Central del Estado y los Archivos Estatales presentes en todas las capitales de provincia, con sus secciones dependientes, si procede.
Desde el año 2000, la Guía general también se puede consultar en línea, tanto mediante las fichas de los Archivos Estatales (en formato pdf) como a través de una base de datos que facilita la navegación pero no altera la estructura orgánica en que se encuentran los fondos archivísticos en el proyecto original.
El sitio web permite ver los estados y las modificaciones territoriales gracias a mapas histórico-geográficos que representan, con una pauta tendencialmente secular, la situación política en algunos momentos históricos especialmente importantes: las Paces de Lodi (1454), Cateau-Cambrésis (1559), Westfalia (1648) y Aquisgrán (1748); el periodo napoleónico (representado en cuatro momentos diferentes), la Paz de Viena (1815) y la Unificación italiana (1861), hasta llegar al mapa de la situación actual, que también incluye las regiones con estatuto especial. Cada Estado está vinculado a la articulación correspondiente de los fondos archivísticos y sus relativos sujetos productores.
El sistema actualmente ofrece múltiples funciones de acceso a la información: se han puesto a punto métodos de navegación y consulta de los datos que adoptan formas innovadoras de interacción gráfica basadas en coordenadas geográficas o histórico-geográficas, añadiéndolas a las modalidades tradicionales de búsqueda por palabras (texto completo o campos de información) y a la representación en forma de árbol jerárquico del patrimonio documental consultable en los Archivos Estatales.
En el proyecto del Sistema de Guía General confluye de forma significativa una serie de estándares descriptivos cuyo elemento en común es el lenguaje XML: EAD para la codificación de la información relativa al patrimonio archivístico, EAC para la descripción estructurada de todos los datos histórico-institucionales (entornos históricos, sujetos productores, perfiles institucionales), RDF-OWL para el marco histórico-geográfico.
