Il riordino del fondo prevede una schedatura a livello di unità archivistica di tutto il materiale documentario e grafico, ricorrendo a un set di dati conformi agli standard internazionali ISAD-G e ISAAR, e tramite l’ausilio dell’applicativo informatico Archimista.
Il progetto prevede che, al termine delle operazioni di schedatura, e dopo attenta valutazione di quanto emerso dal rilievo delle segnature originali riscontrate su documenti, cartelline e dossier, si elaborerà una proposta di riordinamento che tenga conto il più possibile dell’organizzazione originale delle carte. In seguito si procederà al riordino fisico delle unità archivistiche, con loro condizionamento all’interno di cartelline e faldoni idonei alla lunga conservazione, etichettatura delle singole unità di conservazione e loro collocazione a scaffale.
In parallelo alle azioni suddette, si procederà anche con la fotoriproduzione digitale dei documenti inventariati più significativi per ragioni storico-culturali e delle carte più fragili dal punto di vista conservativo, in modo da consentirne la consultazione tramite ausili digitali che non implichino la reiterata movimentazione dei documenti.
Si provvederà infine a redigere un inventario analitico sia attraverso la creazione di una banca dati Archimista sia in formato file stampabile. L’inventario sarà aperto dall’indice e dalle relative introduzioni storica e archivistica, alle quali seguiranno lo schema di ordinamento dell’archivio e una breve guida alla consultazione dell’inventario.
L’inventario, prodotto in 3 copie cartacee, descriverà la struttura dell’archivio in ogni suo livello, fino all’unità archivistica. Quest’ultima sarà descritta riportando in colonne, da sinistra verso destra, i numeri di corda del faldone e del fascicolo nel quale la documentazione è contenuta, la sua descrizione, comprensiva di data cronica e topica, titolo (originale o attribuito), eventuale specifica del contenuto, descrizione estrinseca, lingua e scrittura.
L’inventario sarà provvisto di frontespizio indicante il titolo del fondo, la data di esecuzione dell’intervento e il nome dell’archivista responsabile. In calce al testo, invece, sarà riportato un Indice analitico dei nomi, atto ad agevolare la rapida consultazione dei documenti.
